英文メール,書き出し

8-10-2017 Last update

 

このページは メールの書き出し @本家UBサイト に恒久的に移転しました。このページもネット上に残っていますが,最新の情報はリンク先を参照して下さい。

 


  1. 件名 Subject
  2. 宛名(頭語 Salutations)
    1. 名前: family name, first name
    2. 皆様: all
    3. 複数の人の名前
    4. 関係者,担当者: to whom it may concern
  3. 書き出し
    1. 自己紹介
    2. 「お久しぶりです」
    3. 「メール(お返事)ありがとう」
    4. 「返信が遅くなってすみません」
    5. 「先日はありがとうございました」
    6. 相手の様子を尋ねる
    7. 用件から始める: I am writing to...

件名 Subject

日本語でも英語でも同じで,簡潔かつメールの内容がすぐにわかるような具体的な件名 が望ましい。英語に特徴的な注意点(5)は,

 

  • 完全なセンテンスを作る必要はない。
  • about, a, the なども省略可。とにかく簡潔に。
  • 本当に緊急,重要なメールには,Urgent, Important などをつけてもよい。ただし使いすぎには注意。

 

以下のような件名は,スパムと間違われる可能性があるので,避けた方が無難である。

  • Call now
  • Congratulations
  • Good news
  • Hi there
  • New Product
  • Information など。

 

代表的なパターンを表にする。文献 9 をもとにいろいろと追加している。

 

Thank for for *** お礼のメール。
Requesting *** 何かを要求,お願いするメール。日本人の感覚では Request は強すぎる単語のような気もするが,とくにそういうわけではなさそうだ。
Greetings from *** *** には名前や地名が入る。どこかに引っ越した後,近況報告をしたりするのはこの件名で良いだろう。
Update - (Project name etc) Update は,日常会話でもよく使われる言葉なので覚えておこう。何かを報告した後,Thank you for updating と言われることが多い。簡単な報告というイメージ。

宛名(頭語,salutations)

それほど親しくない相手に対しては,Dear で始めるのが一般的なようである。相手が研究者ならば,博士号をもっているかどうか確かでないときにも Dr. がよいだろう。

 

  • Dear Mr. Smith,
  • Dear Dr. Smith,
  • Dear Ms. Smith,

 

Ms. は Miss, Mrs の両方に使える表現なので,女性への一般的な敬称としては最も無難である。 Miss, Mrs は使われなくなってきているらしい。また,厳密な区別ではないが,コンマをつけるのは英国・欧州式,アメリカ式は Dear Mr. Smith: のようにコロンを使うらしい(5)。 しかし,実際にはほとんどのメールでコンマが使われているように思う。

 

そのほか,Hi で始めるパターンもよく見かける。これは親しい間柄ということになるので,first name を使うことが多い。

 

  • Hi Peter,
  • Hi Rachel,

 

なお,Mr. などの敬称のあとに first name や full name は基本的に使わない ので注意すること。

 

宛先が複数のときは

 

  • Dear All,
  • Hi All,

 

などをよく見る。しかし,これは同じチームや研究室内の連絡という印象で,たとえば出張先でお世話になった数人の人にまとめてお礼のメールを送るときに適切かどうかわからない。"Dear All" を文法的に正しい英語ではないと感じる人もいるらしく,使用には注意が必要(3)。

 

また,お悔やみのメールを送る際には,親しい間柄であっても Hi は軽くて不適切。Dear を使い,Sincerely を結語にするのが適当(8)。

 

Dear や Hi をつけずに,名前だけを書くパターンもみることがある。これは礼儀正しいのかどうか,どうもよくわからない。

 

  • Joey,
  • Dr. Ross Geller,

 

書き出しのパターン

自己紹介

自己紹介から始める。

 

  1. This is Michel Jackson who is in charge of ABC project (1).
  2. My name is Taro Tanaka and I work at Berlits Japan (2).

 

My name is... よりも This is...の方が,また重文よりも関係代名詞の方が自然な感じがして,総じて 1 の例文の方がカジュアルな気がする。たとえばレストランなどに予約の電話をするときは,相手が出たらファーストネームを使って "Hi, this is Helen. Can you ... ?" のように始めていることが多い気がする。

 

お久しぶりです

  • Long time no see.
  • It’s been a while since we met.

 

などが一般的な表現のようだ (6)。一方,ニュージーランド在住の方のブログでは,Long time no see は実際にはあまり聞いたことがないとも書かれている。

「メールありがとう」「お返事ありがとう」など

「メールありがとう」では,親しい間柄では

 

  • Glad to hear from you!

 

が良さそうだ。

 

「お返事ありがとう」の場合は Thank you for your reply. が基本。「早い返事をありがとう」の場合は,prompt や quick を使うようだ。

 

  • Thank you for your prompt reply.

 

「返事が遅くなってすみません」

友人同士,やや軽い感じ

 

  • Sorry for my late reply (4).
  • Sorry for taking long to write you back (4).
  • I am sorry for the delay in my reply.
  • I’m so so sorry for not repling sooner (4).
  • Sorry for the delay in getting back to you.

 

お詫びの意味では sorry が,「返事をする」には reply, get back, write you back などの表現が一般的なようである。

 

 

少しフォーマルな感じ

  • Firstly, I apologise for the delay in replying to you (4).

 

仕事の取引先からの例として示されている。sorry でなく apologize を使うと,フォーマルな感じが出る。

 

相手の様子を尋ねる

口語で一般的な How are you? は,友達への informal なメール ではよく使われる(7)。 似たような用例として,

 

  • How are things?
  • How are things going?
  • Hi, how are you?
  • How are you doing?

 

なども使われるようだ(7)。 最後の How are you doing? は,会話でも非常によく使われるフレーズで,おそらく頻度としては How are you? よりも高いと思われる。


やや formal なメール では,

 

  • I hope all is well.
  • I hope you are doing well.
  • I hope things are going well.
  • I hope this message finds you well.

 

 など。

 

「お忙しい日々を送っていることと思います」 は以下。 spending よりも having の方が用例が多そうである。

  • I think you are having busy days.

用件から始める: I am writing to...

"I am writing + to 不定詞" は,よく使われるフレーズである。

 

  • to inform you...
  • to request...
  • to confirm whether...

 

用件がうまく to 不定詞で表すことができない場合は,I am writing to you regarding *** という表現が便利(8)。

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References

  1. ビジネス英文メール. Link.
  2. センスがグッとアップする。そのまま使える英語メール書き出し80選 Link.
  3. 英語のメールで「皆さん」「皆様」と言う表現で複数人の宛先に書く場合の書き方:「Dear All」Link.
  4. 「返信(返事・返答)が遅くなり申し訳ありません」英語ネイティブはどう言う? Link.
  5. 英文メールの書き方 10 分間レッスン(Z会) Link.
  6. 英語の勉強コラム Weblio. Link.
  7. How are you? in an email. Link.
  8. ビジネスメールや電話で使える簡単な英語フレーズ. Link.
  9. 英文メールの件名 80 選! ビジネスから日常まで。Link.